Monitorowanie losów absolwenta szkoły wyższej – organizacja procesu

Współczynnik zatrudnienia absolwentów szkoły wyższej jest prawdopodobnie jednym z najbardziej interesujących wskaźników jakości zarówno pośród tych, którzy edukacji na poziomie wyższym jeszcze nie rozpoczęli, tych którzy są na ukończeniu studiów oraz samej uczelni – administracji i nauczycieli akademickich. Jeśli tak w istocie jest, to miernik ten staje się, a przynajmniej powinien, podstawowym miernikiem efektywności funkcjonowania szkoły wyższej. Wymaga to wdrożenia skutecznego mechanizmu monitorowania losów absolwentów po ukończeniu studiów. Nie oznacza to nic innego jak prowadzenie systematycznych badań ilościowych.
Choć sam kwestionariusz ankietowy i pytania w nim zawarte odgrywają niebagatelną rolę, to wyzwaniem pozostaje sam sposób organizacji procesu badawczego.
Jak bowiem zadbać o aktualny kontakt z absolwentem, a tym samym zwiększyć skuteczność procesu pozyskiwania informacji zwrotnej – procesu tak bardzo istotnego z punktu widzenia zarządzania jakością w szkole wyższej?
Zdaje się nie podlegać dyskusji, iż badanie online z wykorzystaniem adresu email jako formy kontaktu z absolwentem (oraz autoryzacji respondenta) to konieczność. Nie oznacza to jednak, że należy zlekceważyć numer telefonu komórkowego. To rozmowa telefoniczna często okazuje się skuteczniejszym sposobem zwiększenia zwrotności badania.
Pierwszym i najważniejszym krokiem na drodze umożliwienia kontaktu z absolwentem jest aktualizacja danych osobowych, w tym adresu email i telefonu komórkowego. Idealnie, aby miało to miejsce na krótko przed wystawieniem dyplomu ukończenia studiów i formalnym rozstaniem się studenta z murami uczelni. Etap ten może być zorganizowany na wiele różnych sposobów. Okazją ku temu może być badanie satysfakcji studenta z usług świadczonych przez uczelnię. Takie badanie może być administrowane na końcu studiów i obejmować rożne obszary funkcjonowania uczelni (zobacz: „Informacja zwrotna od klienta…”). Jednym z elementów tego badania może być prośba o aktualizację danych osobowych, ale rownież wstępna diagnoza sytuacji studenta na rynku pracy. W wielu przypadkach studenci podejmują pracę już w trakcie studiów, choć niekoniecznie musi to być praca docelowa – zgodna z uzyskanym wykształceniem. Instrument badawczy powinien umożliwić taką identyfikację, bo może to mieć wpływ na późniejszy dobór próby badawczej we właściwym procesie ankietowania absolwentów.
Innym sposobem na aktualizację danych absolwentów jest prośba o weryfikację numeru kontaktowego oraz adresu email podczas wizyty studenta w dziekanacie wydziału na okoliczność dopełnienia wszelkich formalności w związku z ukończeniem studiów (np. odbiór świadectwa maturalnego, dyplomu czy dostarczenie tzw. obiegówki).
Pierwsze badanie losów absolwenta powinno odbyć się w odstępie od trzech do sześciu miesięcy po ukończeniu studiów. Kwestionariusz dostępny online powinien kojarzyć respondenta po adresie email i/lub numerze telefonu odpowiadającym tym w uczelnianej bazie danych. Na pierwszym etapie badania absolwent może zostać poproszony za pośrednictem wiadomości email oraz sms o wypełnienie kwestionariusza online. Wysłana wiadomość powinna zawierać odnośnik do ankiety oraz bardzo krótką instrukcję dotyczącą celu oraz sposobu realizacji badania.
Wiadomość email oraz sms nie gwarantuje 100% zwrotności ankiet, dlatego zaleca się kontynuację pierwszego etapu za pośrednictwem kontaktu telefonicznego. Oddelegowany do tego zadania pracownik uczelni dzwoni do absolwentów, którzy nie wzięli udziału w badaniu i prosi o telefoniczne udzielenie odpowiedzi. W takim przypadku kwestionariusz online wypełniany jest przez pracownika uczelni na podstawie odpowiedzi udzielonych telefonicznie. Taka organizacja procesu powinna pozwolić na udział w badaniu do 80% respondentów, co gwarantuje rzetelność uzyskanej informacji.
Byłoby błędem, gdyby badanie losów absolwenta było administrowane tylko raz pośród tego samego rocznika. Badanie powinno być cykliczne. Oznacza to, że należy przeprowadzić je po raz kolejny, obierając za próbę badawczą tych absolwentów, którzy nie byli zatrudnieni w okresie przeprowadzania pierwszego badania. Oczywiście należy zdefiniować maksymalną długość cyklu badania losów jednolitej grupy absolwentów, jednolitej pod względem semestru ukończenia studiow, i określić termin publikacji oficjalnych wskaźników zatrudnienia. Przykładowo, oficjalny współczynnik zatrudnienia absolwentów publikowany jest półtora roku od ukończenia studiów, przy czym pierwsze badanie prowadzone jest po maksymalnie sześciu miesiącach a kolejne dwa (na grupie absolwentów nie mających zatrudnienia), odpowiednio po dwunastu i osiemnastu miesiącach. Współczynnik zatrudnienia będzie sumą zatrudnionych absolwentów do liczby tych aktywnych – zainteresowanych zatrudnieniem. Nie należy brać pod uwagę absolwentów, którzy z różnych względów pracy nie poszukują.
Możliwości analizy danych, raportowania w oparciu określone kryteria (np. czy absolwent zatrudniony jest zgodnie ze swoim wykształceniem bądź czy uczelniane biuro karier pomogło w znalezieniu zatrudnienia) zależą przede wszystkim od struktury kwestionariusza badawczego. To równie istotny, obok organizacji samego procesu, etap projektowania uczelnianego systemu monitorowania losów absolwentów. Więcej na ten temat w artykule „Badanie zadowolenia absolwenta – o co pytać?”.